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Unzählige Dokumente flattern täglich durch die Büros dieser Erde. Oft gehen zig E-Mails rum, bevor alle Beteiligten mit der eigentlichen Arbeit anfangen können. Wie du dein Dokumentenmanagement vereinfachst, liest du hier! 

Woran denkst du, wenn man dich nach Produktivitätskillern im Job fragt? Privates Surfen, ausgedehnter Smalltalk an der Kaffeemaschine, unnötige Meetings oder überflüssige Rückfragen von Kollegen oder Vorgesetzten?

Was wirklich viele Mitarbeiterstunden frisst, ist aber das Management von Dokumenten: Ablegen, wieder raussuchen, Änderungsvorschläge von Kollegen sammeln, hin- und herschicken, unterschreiben lassen – das summiert sich häufig auf ein paar Mitarbeiterstunden. Das ist ineffizient und klaut Zeit für wichtigere Dinge. Und: Hängen wichtige Dokumente wie Verträge oder Textentwürfe zu lange in internen Schleifen, platzen im schlechtesten Fall sogar Deals oder Abgabe-Deadlines werden gerissen. Das kann direkt oder indirekt Geschäftskontakte und Umsätze kosten – denn professionell wirkt es nicht, wenn man zum Beispiel als PR-Agentur versehentlich doch die nicht-finale Version einer Pressemitteilung an den Kunden rausschickt oder drei Wochen braucht, um zwei Unterschriften auf einen Vertrag zu setzen.

Insofern ergibt es Sinn, bestehende Dokumentenmanagement-Workflows auf den Prüfstand zu stellen. Aber wo ansetzen? Hier findest du ein paar Herausforderungen zusammengefasst, die dein neuer Workflow meistern muss.

Versions-Wirrwarr

Wer kennt es nicht: Man schreibt einen Text, legt ihn irgendwo digital ab. Zwei Tage später guckt man noch mal drauf, macht ein paar Änderungen und speichert den Text unter einem neuen Dateinamen ab. Kann ja sein, dass man doch noch mal zu der alten Version zurückgehen oder sogar an beiden Versionen weiterarbeiten will. Vielleicht schmeißt man die Dateien in einen Cloud-Speicher, vielleicht bleiben sie auch in einem lokalen Ordner liegen. Besonders tricky ist, wenn mehrere Endgeräte benutzt werden und irgendwann unklar ist, ob überhaupt alle Versionen an einem Ort liegen oder ob gerade die, die man sucht, nur lokal auf dem Gerät liegt, das man – ganz nach Murphy’s Law – gerade nicht dabei hat. Und wenn das Ablagesystem nicht konsistent ist, weiß man spätestens nach zwei Wochen ohnehin nicht mehr, wo eigentlich was abgelegt war.

Der richtige Schlamassel geht dann los, wenn das Suchen nach der aktuellsten Version länger dauert als das eigentliche Bearbeiten. Was du dagegen tun kannst:

  • Ein einheitliches System zur Ablage und Benennung der Dokumente – on- und offline –  nutzen beziehungsweise entwickeln.
  • Digital lieber an einer Datei arbeiten und Tools nutzen, die das Archivieren, Ansehen und Wiederherstellen vorheriger Versionen ermöglichen. Weniger ist mehr, lautet die Devise.
  • Auf geräte- und ortsunabhängigen Zugriff setzen, um flexibel zu bleiben. Cloud-Anwendungen bieten sich dafür an und ermöglichen dir auch mobiles Arbeiten.

Zusammenarbeit unter Kollegen und Zuordnung von Verantwortlichkeiten

Wer sein Projekt nicht alleine beackert, sondern im Team unterwegs ist, steht zusätzlich vor der Herausforderung, dass die Kollegen natürlich alle sehen wollen, was du siehst. Sei es ein fertiger Text, den ein Kunde euch zur Prüfung schickt, oder sei es ein Vertragsentwurf, den dein Team gemeinsam entwickeln soll. Und natürlich müssen Input und Feedback irgendwo gesammelt und eingearbeitet werden. Vielleicht wurde ja, um knappen Zeitplänen gerecht zu werden, die Arbeit an einem Dokument sogar aufgeteilt, wodurch am Ende mehrere Teile zusammengefügt werden müssen. Und wer am Ende entscheidet, welches Dokument das finale sein sollte, muss auch noch festgelegt sein.

Wie also die Lage in den Griff bekommen, damit die Zusammenarbeit harmonisch und effizient funktioniert?

  • Von Anfang an sollte klar sein, wer zuständig ist. Wer erstellt oder prüft was? Wer macht die finale Abnahme und versendet das Dokument? Wer darf neue Informationen und Änderungen eigenständig einarbeiten und wer soll seine Vorschläge lieber erst mal als Kommentar posten?
  • Leg einen Ort fest, an dem alle Kommentare und Änderungswünsche gesammelt werden – unabhängig davon, an welchen Geräten die Kollegen arbeiten.
  • Sorg dafür, dass in so wenig unterschiedlichen Dokumenten wie möglich gearbeitet wird. Das ist schon als Einzelkämpfer verwirrend – wenn von fünf Leuten keiner mehr weiß, was er jetzt schon kommentiert oder geändert hat und ob er überhaupt die aktuellste Version gesehen hat, bricht das absolute Chaos aus. Auch hier können Cloud-Lösungen helfen.
  • Falls dein Team bei der Bearbeitung des jeweiligen Dokuments noch Hintergrundinfos benötigt, die nur analog vorliegen, solltest du diese Dokumente scannen, um sie für alle gleichermaßen verfügbar zu machen.
Adobe Acrobat

Für jede noch so kleine Änderung einen Ping und die aktuelle Fassung an die Kollegen schicken? Kostet Zeit und Nerven! Die gute Nachricht: Das geht auch anders! (Foto: Svyatoslav Lypynskyy/ Adobe Stock)

Einbeziehung von Externen

Noch anspruchsvoller wird es, wenn Dokumente zu Feedback- oder Freigabezwecken an Externe gehen müssen. Denn die benutzen gegebenenfalls noch ganz andere Dateiformate und Tools – und haben unterschiedliche Richtlinien zu befolgen, was zum Beispiel die Nutzung von Cloud-Diensten angeht. Außerdem will man Kunden oder Partnern vielleicht ja auch andere Rechte zuweisen als den Kollegen. Gerade für Kunden sollte das Ganze aber nicht zu kompliziert werden – schließlich willst du ihnen eine gute Experience liefern.

Klingt kompliziert? Nicht, wenn du auf ein paar Dinge achtest:

  • Lege die Dokumente so an, dass sie intuitiv bearbeitet werden können – etwa durch einfaches Ausfüllen oder selbsterklärende Kommentierfunktion. Das funktioniert insbesondere bei PDF sehr gut.
  • Spätestens, wenn du mit Externen regelmäßig Dokumente hin- und herschickst, bietet es sich an, ein Tool zu nutzen, um Mail-Pingpong zu vermeiden. Arbeite nur mit Tools, die höchsten Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien entsprechen und somit auch von deinen Partnern bedenkenlos genutzt werden können.
  • Arbeite mit Datei- beziehungsweise Dokumententypen, die möglichst allen Partnern und Kunden geläufig sind.
  • Praktisch ist, wenn du den Dokumentenstatus live einsehen kannst. So stellst du sicher, dass alles im Zeitplan läuft, ohne dauernd bei Kunden oder Partnern nachzuhaken.
  • Setz auf Dateiformate und Tools, die es dir ermöglichen, sensible Informationen in Dokumenten, die Externe (noch) nicht sehen sollen, zu schwärzen.

Einholen von Unterschriften

Klar, der Longcopy, den die Agentur an ihren Kunden rausschickt, braucht sie nicht unbedingt, die Pressemitteilung in der Regel auch nicht – der Arbeitsvertrag für die neue Grafik-Kollegin oder die Auftragsfreigabe für die aufwendige Image-Video-Produktion aber schon. Die Rede ist von einer Unterschrift. Manchmal sind es sogar mehrere. Und oft stehen fixe Reihenfolgen und Prozesse dahinter. Was aber, wenn die Ansprechpartner an unterschiedlichen Standorten sitzen?

So kriegst du das Unterschriften-Gewusel in den Griff:

  • Gerade als Freelancer, aber auch in kleinen Agenturen, wo du kein Backoffice mit x Mitarbeitern im Rücken hast, kann es aufwendig sein, Dokumente immer wieder zwischen digital und analog umzuwandeln und zur Unterschrift postalisch zu versenden. Grundsätzlich können auch digitale Unterschriften rechtlich bindend sein – was dir viel Zeit sparen kann. Setz auf ein Tool, das Authentifizierungsschritte in seine Prozesse integriert hat, um immer auf der sicheren Seite zu sein.
  • Häufig brauchst du mehr als eine Unterschrift unter einem Dokument. Wenn du diese parallel einholst – was digital möglich ist –, sparst du noch mal Zeit und Nerven.
  • Gibt es Dokumententypen, die dir immer wieder begegnen und die von denselben Personen unterschrieben werden müssen? Dann erstell dir Vorlagen und definiere feste Workflows, um noch effizienter zu werden.

Dokumente digital erstellen, aber analog unterschreiben? Das geht besser! (Fotos: Gajus/Adobe Stock)

Lass dir helfen! Adobe unterstützt dich beim Handling deiner Dokumente

Acrobat Pro DC und Adobe Document Cloud machen dir das Office-Leben leichter. Denn mit Acrobat Pro DC kannst du PDF-Dokumente über mehrere Geräte und User hinweg bearbeiten, kommentieren und freigeben. Der Funktionsumfang ist dabei deutlich größer als du vielleicht denkst und wächst immer weiter. Du kannst zum Beispiel PDF-Dokumente vergleichen, vorhandene Formulare in ausfüllbare verwandeln, Daten in gescannten Tabellen bearbeiten und Nutzungsrechte freischalten beziehungsweise Kennwörter vergeben. E-Mail-Ping-Pong und Aktenschlachten sind also nicht mehr nötig: Du hast umfangreiche Möglichkeiten, Feedback von deinen Kollegen einzuholen und gemeinsam an einem Dokument zu arbeiten. Dank bestehender Integrationen (z. B. Microsoft Office 365) kannst du diverse Dokumente ganz easy in PDF-Dateien umwandeln. Auch Änderungen an PDF-Dokumenten sind mit Acrobat Pro DC problemlos möglich. Das betrifft u. a. Texte, Bilder und Tabellen – aber auch ganze Seiten, die du löschen, drehen oder neu anordnen kannst. Und das nicht nur am Rechner, sondern auch mobil auf dem Tablet oder Smartphone. So arbeitest du mit Acrobat Pro DC immer wo du willst, woran du willst und mit wem du willst.

Freigeben und unterschreiben lassen von PDF-Dokumenten? Kein Problem! Die Adobe Document Cloud sorgt dabei für die perfekte Integration in bestehende Workflows und Tools. Und wenn das Einholen von Unterschriften für dich zum Daily Business gehört, kannst du dir mit Adobe Sign auch dabei Hilfe holen: Mit wenigen Klicks wird ein Dokument vorbereitet und zur elektronischen Unterzeichnung übermittelt. Unterschrift und Rücksendung können taggleich und von jedem Gerät aus passieren – während du komplett transparent den Status tracken kannst. Elektronische Unterschriften von Adobe Sign sind rechtsgültig und durchsetzbar, damit alles lückenlos belegbar ist, werden alle Transaktionen sorgfältig geprüft, protokolliert und archiviert. Erstellen von Self-Service-Formularen? Check! Einfaches Anlegen von Unterschrifts-Workflows? Auch das! Integration in bestehende Anwendungen? Aber klar. Anpassbarkeit an eure Corporate Identity? Sowieso.

Worauf wartest du also noch? Schaff dir Freiräume für Dinge, die dir Spaß machen und mehr Revenue bringen!

Zu Adobe Acrobat DC

Du willst noch mehr Tipps dazu, wie du Prozesse einfacher machst und so mehr Zeit für deine eigentlichen Aufgaben freischaufeln kannst? Dann lies auch die anderen Artikel aus dem Themenspecial Fluffigere Workflows = mehr Raum für Kreativität von Adobe!

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